En primera medida debemos partir de un concepto rector y central, que es una ferviente convicción de la dirección de la organización de promover e invertir en tecnología, actuando como un garante, y principalmente siendo un actor fundamental en el convencimiento de los líderes quienes actuarán en la ejecución del proyecto. No debemos olvidar que, todo proceso de cambio cultural requiere de intensidad en la decisión y acompañamiento incondicional en el “end to end”.
En este marco podemos citar, en un punteo práctico, algunos ejes centrales a considerar para el éxito de dicha definición.
La previa: “es hora de alinear y definir objetivo”
- Compromiso de la dirección: Es fundamental contar con el respaldo y la participación incondicional de la alta dirección para garantizar el éxito de la implementación.
- Mapeo interno de necesidades: antes de iniciar la búsqueda del software, debemos tener claro qué objetivo perseguimos con la automatización de proceso y dónde está mi punto de dolor que necesito resolver. No debemos solo mirar lo funcional sino también lo técnico, ejemplo integraciones con alguna otra solución que ya tengamos.
- Definir muy bien las operaciones funcionales de HR antes de pensar en el producto.
- Definir los KPI’s por medio de los cuales se lograrán medir los resultados del proceso y la contribución a la organización.
- Cultura organizacional receptiva al cambio: construir una cultura organizacional que fomente la innovación y esté abierta al cambio es crucial para el éxito de la implementación. Es muy importante involucrar a los empleados en el proceso y comunicar de manera efectiva los beneficios de la nueva tecnología que se va a adquirir. En algunos casos es conveniente pensar en invertir en acompañamiento profesional en este sentido (consultoría).
- Momento de oportunidad: es esencial comprender el momento adecuado y clarificar en la estrategia que dicho proceso requerirá de horas de trabajo del equipo en conjunto y eso puede ser un gran desafío. Debemos tener claro que vamos a generar estiramiento en las personas para que esto suceda y es clave empoderarnos y contar con ellos, con enfoque ganador.
Búsqueda de producto: “busquemos el mejor match”
- Selección de una solución adecuada: una vez completado el eje anterior, es hora de iniciar la búsqueda de nuestra solución ideal, cruzando viabilidad económica, alineamiento del producto a mis necesidades y referencia de mercado, principalmente. En esa línea es importante matchear el alineamiento funcional, técnico, metodológico y de servicio de dicho proveedor.
Como resumen, la solución elegida debe ser escalable, fácil de usar, con capacidad de integración con otros sistemas y estar alineada con el presupuesto de la empresa.
Ejecución: “manos a la obra”
- Implementación: desde el inicio del proyecto, es decir el “Kick Off”, es recomendable subir al proyecto a todo el equipo que vaya a participar directa o indirectamente, con la finalidad de generar engagement y sobre todo, se debe sentir el incondicional apoyo por parte de la dirección, para que se asuma el proceso con alineamiento y convicción estratégica. No debe ser considerado como algo meramente operativo.
Es muy importante realizar diagnósticos profundos y con mucha calidad (no escatimen), y por sobre todas las cosas aprovechar al máximo las instancias de capacitación y pruebas, de manera de que se pueda asegurar un proceso 100% consolidado.
Ajuste y consolidación: “proceso continuo”
- Monitoreo y ajuste continuo: Una vez implementada la tecnología de HR, es importante monitorear su desempeño y realizar ajustes según sea necesario. Recopilar comentarios de los usuarios y realizar mejoras iterativas en los procesos ayudará a maximizar el valor de la inversión en tecnología.
- Medir el resultado de los KPIS: evaluando los indicadores clave de desempeño generados durante el proceso inicial de mapeo de necesidades, para determinar la efectividad del proceso.
Al abordar estos aspectos, una pyme estará mejor preparada para implementar con éxito tecnología de HR en sus procesos core y aprovechar al máximo sus beneficios.
