La liquidación de sueldos es un proceso complejo y detallado que requiere de una gestión eficiente para evitar errores y garantizar que se cumplan con las regulaciones legales y tributarias. En este artículo, analizaremos las diferencias entre llevar a cabo la liquidación de sueldos desde planillas de Microsoft Excel y hacerlo desde un sistema de gestión como HCWork.
Una liquidación de haberes implica varios aspectos, que van desde la carga de información básica de los empleados hasta la generación de archivos para la transferencia bancaria y la declaración de impuestos. Además, durante el proceso de liquidación, es fundamental verificar que los cálculos sean precisos y que no haya errores en las novedades cargadas.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que el proceso de nómina no se limita a la liquidación de sueldos. También implica la carga de información en la plataforma bancaria para realizar la transferencia de sueldos a los empleados, así como la declaración de impuestos y contribuciones. Estos procesos pueden resultar complejos y requerir una gestión detallada y precisa. Por eso, es necesario dar con la herramienta para poder llevar a cabo este proceso de una manera profesional y escalable.
Excel, el rey de la PYME
Una de las opciones más utilizadas por las pequeñas y medianas empresas para llevar a cabo la liquidación de sueldos es mediante el uso de planillas de Excel. Y si bien las mismas pueden ser una herramienta útil para llevar a cabo la liquidación de sueldos en micro PYMEs al principio, puede convertirse en un problema con el aumento de la cantidad de empleados crece o con el pasar de los años fiscales.
En estos casos, se necesitarán conocimientos avanzados de programación para crear fórmulas que permitan realizar los cálculos y generar los informes necesarios. Además, el proceso de liquidación de sueldos no se limita solo a la carga de información básica de los empleados, sino que también incluye la verificación de las novedades y la actualización de los datos personales, lo que puede resultar un proceso largo y tedioso si se hace manualmente.
Otro aspecto a tener en cuenta es el cumplimiento de las leyes y regulaciones laborales y tributarias. Las regulaciones cambian constantemente, y es importante mantenerse actualizado sobre los cambios en las leyes y regulaciones tributarias. Si bien las fórmulas preestablecidas en Excel pueden ser una ayuda, todavía es necesario realizar verificaciones manuales y garantizar que se están cumpliendo todas las regulaciones. Esto puede ser especialmente complicado si se manejan diferentes tipos de contratos, horarios de trabajo y deducciones.
Por último, la seguridad de la información es otro aspecto importante a considerar en la liquidación de sueldos. Excel no cuenta con herramientas de seguridad avanzadas para proteger los datos confidenciales de los empleados, lo que puede poner en riesgo la información de los empleados. Además, la falta de restricciones de acceso puede aumentar el riesgo de que los datos sean alterados o perdidos.
¿Por qué llevar el proceso a una plataforma como HCWork?
La opción superadora al manejo de este proceso mediante Excel es sin dudas la utilización de un sistema de gestión de nómina, como el que se encuentra en HCWork.
Estos sistemas suelen contar con una base de datos que contiene diferentes tablas relacionadas, lo que permite una gestión más eficiente y detallada de la información de los empleados. Cada entidad tiene su propia tabla y está codificada con nombre y fecha de vigencia, lo que facilita la búsqueda y la actualización de los datos.
Otro beneficio de los sistemas de gestión de nómina son sus fórmulas preestablecidas para realizar cálculos, lo que reduce la necesidad de conocimientos de programación. En el caso de HCWork, la herramienta cuenta además con un generador de fórmulas visual, lo cual permite gestionar y editar las mismas de una forma simple e intuitiva.
Otro aspecto a considerar es el tema de las actualizaciones y cambios en las leyes laborales y tributarias. Los sistemas de gestión de nómina suelen estar actualizados y adaptados a los cambios en la legislación, lo que facilita el cumplimiento de las regulaciones y reduce el riesgo de sanciones o multas.
En cuanto a la declaración de impuestos y contribuciones, los sistemas como HCWork suelen contar con herramientas que facilitan este proceso. Estas herramientas suelen estar actualizadas con la legislación tributaria vigente y permiten la generación de los archivos requeridos para la declaración de impuestos y contribuciones.
Por último, contar con un sistema seguro y desde la nube significa una mejora crítica en la seguridad de los datos de tu empresa y tus empleados. Esto se debe a que este tipo de soluciones cuenta con medidas como la encriptación de datos, la restricción de acceso a la información y la realización de copias de seguridad periódicas.
Conclusión
En resumen, abandonar Excel para la gestión de nóminas y adoptar una solución en la nube como HCWork no solo te permitirá simplificar el proceso de liquidación de sueldos y reducir el riesgo de errores, sino que también te brindará herramientas avanzadas de seguridad y cumplimiento de regulaciones, asegurando la privacidad y la integridad de los datos de tus empleados y reduciendo el riesgo de sanciones o multas.
Esto no sólo significa evitar muchos dolores de cabezas para los responsables del área de RRHH de cada empresa, sino que proporciona a los mismos las herramientas necesarias para poder profesionalizar sus departamentos y tener la capacidad de escalar en conjunto con el crecimiento de sus organizaciones.
