En general, el proceso de implementación de un sistema de recursos humanos se apalanca en un proceso metodológico que conceptualmente ordena el proyecto a través de la ejecución de fases. Dicho proceso se inicia en una etapa temprana de pre-venta para luego entregar al cliente el producto funcionando y habilitar luego el pase al equipo de soporte.
El alcance del sistema de Recursos Humanos
En este primer momento, es clave poner mucho foco en determinar el alcance de lo que se va a implementar. Por un lado, es necesario definir con el cliente, a través de un relevamiento, cuál es su necesidad en particular sobre el módulo que requiere e ir documentando qué necesita. “La construcción del alcance es ese documento que nos va a dar el hilo conductor a todo el proceso de implementación”, explica Leonardo Corbo, Gerente de Operaciones de Workia, empresa dedicada a transformar la gestión del mundo digital de recursos humanos en Latinoamérica.
El plan
Luego, es el turno de la construcción del plan de trabajo, es decir, de ir definiendo las tareas que se tienen que ir cumpliendo, las cuales, normalmente, dependen una de la otra. Aquí se arma equipo de trabajo; algunas cosas del plan las arma el cliente y otras el proveedor y las va validando el cliente; y se definen hitos entregables y tiempos de ejecución.
Por otro lado, para lograr un proyecto exitoso, será fundamental comprometerse como equipo de trabajo con el cumplimiento de los tiempos, que se consensuan previamente con el cliente. De esta forma, al término del plan de trabajo, el sistema estará funcionando. Aquí es importante la tarea del Project Manager y el Garante del proyecto quien deben asegurar la gobernabilidad del mismo.
La participación de los usuarios del sistema de Recursos Humanos
En línea con lo anterior, es importante considerar factores de éxito, como ser, participación activa del cliente en todo el proceso. También respetar el alcance acordado y si hay cambios, habrá que someterlo al proceso de control de cambios que corresponde para evaluar si tiene impacto en los tiempos y consecuentemente costos. Por otra parte un aspecto muy importante es, el cliente debe realizar las pruebas de validación, conforme los tiempos definidos en el plan de trabajo integral, etapa clave para la salida en producción del módulo/s que se estuvieran implementando.
Si bien la salida en productivo, se considera un de los hitos más importantes y de mayor impacto para la organización, a posteriori debe ser considerada como una importante fase la denominada estabilización, “una especie de garantía donde habrá que estar a disposición para toda consulta que pueda aparecer”, aclara el Gerente de Operaciones de Workia.
Finalizada esta instancia se dará por finalizada la implementación y el cliente pasará a ser administrado por el equipo de soporte, otra área de nuestro equipo de proyectos.
