El éxito de cualquier empresa depende de la gestión eficiente de sus recursos humanos. La administración del personal, la capacitación y el desarrollo, la evaluación del desempeño, la gestión de beneficios y otros aspectos relacionados con los recursos humanos, son esenciales para garantizar el éxito a largo plazo de cualquier organización. Por esta razón, muchas empresas están optando por implementar un sistema de gestión de recursos humanos (HCM, por sus siglas en inglés).
¿Por qué es una necesidad un HCM en tu empresa?
Antes de entrar en detalles sobre los pasos para la contratación de un HCM, es importante entender por qué este tipo de sistema es una necesidad. Aunque algunas empresas pueden sentir que las cosas funcionan bien sin un sistema de gestión de recursos humanos, hay varias razones por las que un HCM puede ser la solución para mejorar el funcionamiento de tu organización:
Reducir errores y profesionalizar el área de RRHH
Al utilizar un HCM, no solo se reducen errores y se mejora la eficiencia en la gestión de RRHH, sino que también se pueden eliminar hábitos que en el futuro podrían ser un impedimento para que el área de RRHH sea escalable al crecimiento de la empresa (cargas manuales, procesos demandantes y propenso a errores, gestión de RRHH en Excel, entre otros).
Mejorar la precisión y la coherencia en la gestión de datos
Un HCM asegura que todos los datos sean precisos y coherentes en toda la empresa, evitando la duplicación de información y los errores en los datos. Esto permitirá a la empresa alinear al capital humano con la misión de la organización y profesionalizar el área de RRHH de manera estratégica y orientada al negocio.
Ofrece informes y análisis en tiempo real para tomar decisiones informadas
Un HCM ofrece informes y análisis en tiempo real que permiten a los gerentes tomar decisiones más informadas sobre los recursos humanos de la empresa. Esto permitirá a la empresa incorporar la gestión de RRHH en la mesa central y la estrategia del negocio, alineando al capital humano con la misión de la organización y solucionando problemas como la rotación de talento y la falta de lineamiento del área de RRHH con el negocio.
Pasos para la contratación de un HCM
Identificar las necesidades de la empresa
El primer paso para la contratación de un HCM es identificar las necesidades de la empresa. Esto incluye analizar las necesidades actuales y futuras de la organización en cuanto a la gestión de recursos humanos, incluyendo la administración de personal, la capacitación y el desarrollo, la evaluación del desempeño, la gestión de beneficios, entre otros.
Definir los requisitos del sistema
Una vez que se han identificado las necesidades de la empresa, es importante definir los requisitos del sistema. Esto incluye elaborar una lista de requisitos y funcionalidades que debe tener el HCM para satisfacer las necesidades de la empresa. Es importante priorizar estos requisitos en función de su importancia para la organización.
Investigar proveedores
El siguiente paso es investigar y crear una lista de proveedores de HCM que ofrezcan soluciones que se ajusten a los requisitos de la empresa. Se deben considerar factores como la experiencia en la industria, el tamaño de la empresa, las opiniones de otros clientes y las capacidades de soporte y servicio al cliente.
Solicitar propuestas
Una vez que se ha creado una lista de proveedores, se deben solicitar propuestas detalladas. Es importante proporcionar detalles sobre los requisitos del sistema, las necesidades de la empresa y cualquier otra información relevante. Esto permitirá obtener propuestas detalladas y comparables de cada proveedor.
Evaluar las opciones
El siguiente paso es evaluar y comparar las propuestas recibidas de los proveedores para determinar cuál es el mejor HCM para tu empresa. A continuación, te proporcionamos algunos factores a considerar al evaluar las propuestas:
- Funcionalidades ofrecidas: Asegúrate de que el sistema ofrezca las funcionalidades que necesitas, como la gestión del ciclo de vida del empleado, la gestión de beneficios, la nómina y la gestión del desempeño.
- Facilidad de uso: Verifica que el sistema sea fácil de usar y que tenga una interfaz de usuario intuitiva. De esta forma, los empleados podrán usarlo sin necesidad de una capacitación extensa.
- Escalabilidad: Asegúrate de que el sistema sea escalable y pueda crecer con la empresa a medida que esta se expanda.
- Integración con otros sistemas: Si tu empresa utiliza otros sistemas, asegúrate de que el HCM pueda integrarse con ellos.
- Costo total de propiedad: No te centres solo en el costo inicial del sistema, sino que también debes considerar el costo total de propiedad, que incluye el costo de mantenimiento, el costo de actualización y el costo de soporte técnico.
- Soporte técnico: Asegúrate de que el proveedor ofrezca un buen soporte técnico y de que esté disponible para resolver cualquier problema o pregunta que surja.
Después de evaluar las propuestas y considerar todos los factores, selecciona el proveedor y el sistema adecuado para tu empresa.
Pasos para la implementación del sistema
Una vez que se ha seleccionado el proveedor y el sistema adecuado, el siguiente paso es la implementación. Este proceso puede ser complejo y requiere un equipo bien organizado y con un alto grado de conocimiento para ejecutarlo por sí mismo. Sin embargo, hay una opción más viable para las pequeñas y medianas empresas, que es contratar una solución “llave en mano” que incluya la contratación del software y la implementación necesaria para empezar a operar con él en tan solo unas semanas.
Al elegir una solución llave en mano, las empresas pueden reducir significativamente el tiempo y los costos asociados con la implementación de un sistema de gestión de recursos humanos. Además, el proveedor se encargará de la capacitación del personal, lo que garantizará que los empleados puedan utilizar la plataforma de manera efectiva desde el primer día.
En este sentido, proveedores como Workia pueden ser la solución más adecuada para conseguir un producto de primer nivel y una implementación exitosa, ya que cuenta con una amplia experiencia en la implementación de soluciones de recursos humanos para empresas de diferentes tamaños y sectores, ofreciendo una amplia gama de funcionalidades y servicios que se adaptan a las necesidades de cada organización.
Después de la implementación, es importante realizar un seguimiento y una evaluación para asegurarse de que el sistema está funcionando correctamente y de que se están cumpliendo las metas y objetivos de la empresa. Además, es importante realizar evaluaciones regulares del sistema para identificar áreas de mejora y realizar actualizaciones y mejoras necesarias.
Conclusión
La contratación de un sistema HCM puede ser una inversión valiosa para cualquier empresa que desee mejorar la eficiencia de sus procesos de recursos humanos. Sin embargo, es importante tener en cuenta que seleccionar el proveedor y el sistema adecuados requiere un proceso cuidadoso y metódico.
Al seguir los pasos mencionados anteriormente, como evaluar las necesidades de la empresa, investigar a los proveedores potenciales y hacer una demostración del sistema, se puede tomar una decisión informada que garantice que el sistema HCM seleccionado sea el adecuado para satisfacer las necesidades de la organización.
Si estás interesado en aprender más sobre cómo implementar un sistema HCM que mejore la organización y la gestión de tu empresa, no dudes en ponerte en contacto con nosotros para obtener más información. Nuestro equipo de expertos en tecnología y recursos humanos puede brindarte asesoramiento y soluciones personalizadas para que puedas aprovechar al máximo las ventajas de un sistema HCM.
